Mundo PJ: Como organizar e controlar o seu fluxo de caixa

Você sabe como organizar e controlar o seu fluxo de caixa e os benefícios que esse tipo de ferramenta pode oferecer para a sua empresa?

Não há como negar, o controle de fluxo de caixa é uma das ferramentas mais importantes para uma gestão financeira equilibrada e assertiva no mundo dos negócios.

No entanto, apesar da sua reconhecida importância, sabemos que muitos empresários não sabem como funciona um fluxo de caixa, e por isso, não conseguem aplicar esse tipo de controle na gestão das suas empresas.

Pensando nisso, a Fica Tranquilo Contabilidade decidiu preparar um conteúdo completo sobre o assunto e ajudar você a melhorar sua gestão e seus resultados financeiros.

O que é fluxo de caixa?

O fluxo de caixa é uma ferramenta que controla, em ordem cronológica, todas as entradas e saídas de recursos de uma empresa.

Ao fazer uso desse tipo de controle, empresários e empreendedores podem identificar pontos onde é possível economizar, visando compatibilizar o volume de receitas e despesas dos negócios, e com isso, tornar suas empresas mais competitivas e lucrativas.

Em outras palavras, podemos dizer que o fluxo de caixa é uma ferramenta necessária e fundamental para uma gestão adequada e assertiva de receitas e despesas.

Por que controlar o fluxo de caixa?

Administrar bem uma empresa é o sonho de todo empreendedor e sem dúvida alguma, o caminho para levar os negócios para o sucesso. No entanto, para que isso seja possível, não podemos negar a importância do planejamento e do controle das contas.

Você controla todas as despesas e receitas da sua empresa? Por incrível que pareça, muitos empresários e empreendedores não utilizam nenhum tipo de controle para essa finalidade, enquanto outros utilizam caderninhos e anotações.

No entanto, o certo mesmo, é fazer uso do fluxo de caixa para organizar e controlar as finanças dos negócios corretamente.

Desta forma, é possível registrar e lançar todas as entradas e saídas dia após dia e além disso, obter previsões dos valores que vão entrar ou sair na próxima semana ou mês. O que é fundamental, pois quanto maior o número de informações disponíveis, melhor para o seu planejamento e para tomada de decisões importantes.

Não tenha dúvidas, organizar e controlar o seu fluxo de caixa é a melhor estratégia para otimizar a gestão financeira dos seus negócios.

A importância de controlar o fluxo de caixa

Controlar os recursos financeiros da sua empresa e tomar decisões assertivas será muito mais fácil, se você utilizar uma planilha ou software para controle de fluxo de caixa.

Com o uso desse tipo de ferramenta, você poderá avaliar com maior segurança se é hora de investir ou reduzir despesas, por exemplo.

Agora que você já sabe o que é e para que serve um fluxo de caixa, consegue imaginar o que acontece com empresários e empreendedores que não utilizam esse tipo de controle?

  • Tomam decisões equivocadas;
  • Tornam suas empresas menos lucrativas e competitivas;
  • Não conseguem elaborar planejamentos;
  • Gastam mais do que faturam;
  • Recorrem a empréstimos com juros elevados.

Além dos exemplos acima, é lamentável reconhecer que em uma parcela significativa dos casos, a falta de controle leva ao encerramento prematuro dos negócios, ou seja, a falência das empresas.

Como montar um controle de fluxo de caixa

Você já sabe o que é fluxo de caixa e a sua importância, certo? Sendo assim é hora de conferir em um passo a passo simples, como organizar e controlar o seu fluxo de caixa.

São basicamente, três passos:

  • Estruture o movimento de caixa;
  • Controle as entradas (recebimentos e contas a receber);
  • Controle as saídas (pagamentos e contas a pagar).

Na sequência, veremos mais detalhes sobre cada passo.

1.Estruture o fluxo de caixa

Nessa etapa, você deve encontrar uma ferramenta para estruturar e começar a organizar o seu fluxo de caixa. 

Dentre as opções, temos os softwares de gestão financeira disponíveis do mercado e as planilhas em Excel.

Os softwares de gestão financeira contam com alguns recursos e relatórios que podem contar como uma boa vantagem. 

Por outro lado, as planilhas em Excel são personalizáveis e uma opção econômica, uma vez que você não precisará arcar com as mensalidades cobradas pelos softwares de gestão.

Analise as opções e confira qual é ideal para as suas necessidades. Mas, se optar pelo Excel, estruture a planilha da seguinte forma:

  • Saldo inicial: preencher com o saldo do mês anterior;
  • Data: preencher com a data do lançamento;
  • Tipo: informar se o lançamento é uma despesa ou saída;
  • Histórico: forneça detalhes sobre o lançamento (ex: IPTU, aluguel, luz, telefone);
  • Valor: preencher com o valor do movimento;
  • Saldo: deverá ser preenchido automaticamente, somando as entradas e saídas, a partir do saldo inicial fornecido;
  • Saldo final: deve apresentar o resultado final do caixa no mês.

Para garantir um controle efetivo do fluxo de caixa, lembre-se de realizar todos os lançamentos, sem deixar nenhum valor, por menor que seja, fora do controle.

2.Controle as entradas (receitas)

Para conseguir organizar e controlar o seu fluxo de caixa de forma efetiva, você deve anotar todos os recursos que entram em caixa e saber diferenciar entradas de contas a receber.

  • Entradas: Recursos financeiros recebidos à vista, em função de uma venda ou prestação de serviços.
  • Contas a receber: Valores que a empresa espera receber no futuro, mas que ainda não recebeu, como cartões de crédito e cheques pré-datados.

Importante: As entradas, devem ser lançadas imediatamente no fluxo de caixa, enquanto que o contas a receber, apenas no momento da compensação dos valores, ou seja, no seu efetivo recebimento.

3.Controle as saídas (despesas)

De forma semelhante ao passo anterior, para conseguir organizar e controlar o seu fluxo de caixa de forma efetiva, você deve anotar todos os recursos que saem do caixa e saber diferenciar saídas de contas a pagar.

  • Saídas: Registro da efetiva saída de recursos do caixa da empresa, em função do pagamento de alguma despesa.
  • Contas a pagar: Valores que a empresa precisará pagar no futuro, como despesas com funcionários e fornecedores.

Importante: As saídas, devem ser lançadas imediatamente no fluxo de caixa, enquanto que as contas a pagar, apenas no momento do pagamento, evitando lançamentos duplicados.

No entanto, antes de assumir qualquer nova despesa, o empreendedor deve analisar o fluxo de caixa da empresa, para avaliar o seu impacto e compatibilidade com as finanças.

Com esse simples controle e cuidado, é possível evitar que a empresa assuma despesas pelas quais não possa pagar, gerando endividamento no futuro.

Planilha para organizar e controlar o seu fluxo de caixa

Veja abaixo, um modelo de planilha bem simples, mas que pode ser muito útil para organizar e controlar o seu fluxo de caixa:

Controle de Fluxo de CaixaSaldo InicialR$ 1.000,00
DataTipoHistóricoValorSaldo
02/01/2022EVendas do diaR$ 2.000,00R$ 3.000,00
02/01/2022SAluguel-R$ 1.200,00R$ 1.800,00
03/01/2022EVendas do diaR$ 3.200,00R$ 5.000,00
03/01/2022SConta de luz-R$ 500,00R$ 4.500,00
03/01/2022SConta de água-R$ 300,00R$ 4.200,00
04/01/2022SConta de internet-R$ 100,00R$ 4.100,00
04/01/2022EVendas do diaR$ 2.800,00R$ 6.900,00
05/01/2022EVendas do diaR$ 4.200,00R$ 11.100,00
05/01/2022SPagamento de funcionários-R$ 8.000,00R$ 3.100,00
06/01/2022SPagamento de fornecedores-R$ 2.500,00R$ 600,00
06/01/2022EVendas do diaR$ 3.500,00R$ 4.100,00
07/01/2022EVendas do diaR$ 2.400,00R$ 6.500,00
07/01/2022SServiços de contabilidade-R$ 500,00R$ 6.000,00
08/01/2022EVendas do diaR$ 3.400,00R$ 9.400,00
08/01/2022SImpostos-R$ 1.200,00R$ 8.200,00

Observe que com esse tipo de controle é possível obter uma série de informações e conclusões, incluindo:

  • Evolução do saldo de caixa da empresa;
  • Volume de vendas mensais;
  • Valor das despesas mensais.

Por sua vez, a partir dessas informações, é possível realizar previsões voltadas para o planejamento dos próximos meses.

Benefícios de organizar e controlar o seu fluxo de caixa

Agora que você já sabe como organizar e controlar o seu fluxo de caixa, é hora de conferir os principais benefícios que esse tipo de controle pode oferecer para a sua empresa.

Dentre os principais benefícios do controle de fluxo de caixa, podemos destacar:

  • Melhora o controle de despesas;
  • Melhora a previsibilidade de receitas;
  • Garante maior assertividade na tomada de decisões;
  • Torna os planejamentos mais assertivos;
  • Previne o endividamento e a contratação de empréstimos;
  • Aponta o melhor momento para investimentos;
  • Indica quando é hora de cortar custos.

Viu só como organizar e controlar o seu fluxo de caixa pode trazer benefícios para os seus negócios?

Implemente ferramentas e rotinas de controle de fluxo de caixa e otimize a gestão financeira dos seus negócios!

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