Descubra como fazer um controle de contas eficiente no seu negócio

Publicado em24/06/2022

Tempo leitura10min 58s

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O sucesso de uma empresa, além de depender de boas negociações, requer um controle de contas eficiente do negócio. No entanto, muitas empresas não sabem como colocar em prática um controle de forma eficiente das contas.

Por isso, acabam perdendo o controle das informações financeiras e contábeis, além dos prazos para recolhimento de impostos e outras obrigações. Sem dúvida, uma gestão financeira assertiva é a solução para todos esses problemas de um negócio. 

Tendo isso em vista, a Fica Tranquilo explica neste artigo o que é um controle de contas eficiente, bem como as vantagens que a empresa obtém com a sua implementação. Além de oferecer algumas dicas de como fazer um controle de contas eficiente do seu negócio. 

O que é um controle de contas eficiente?

Para falar de um controle de contas eficiente é preciso ter em mente a gestão financeira de um negócio. Ou seja, o controle financeiro é que permite manter o equilíbrio das contas,  assim como aumentar a lucratividade.

Para isso, é preciso realizar um monitoramento das movimentações financeiras e gerar relatórios gerenciais para o processo de tomada de decisão. Certamente, os resultados são percebidos em diversos aspectos, tais como:

  • Processos otimizados e com maior produtividade;
  • Diminuição dos riscos e incertezas no decorrer das atividades;
  • Manter os prazos em dia, evitando multas e juros;
  • Ações financeiras bem planejadas;
  • Trabalhar com estimativa de receitas e despesas;
  • Maior engajamento da equipe de trabalho;
  • Relatórios gerenciais com métricas para a tomada de decisão.

Assim, é fácil perceber a importância do controle das finanças para a saúde financeira da empresa. De fato, os objetivos desse controle confirmam essa importância, sendo eles:

1 – Criar uma sistemática de controle das finanças empresariais;

2 – Apoiar a criação de um orçamento geral para a empresa;

3 – Identificar possíveis falhas e indicar as melhores soluções;

4 – Desenvolver um trabalho em parceria com os gestores da empresa;

5 – Automatizar os processos e rotinas da área.  

Assim, é possível perceber que a melhor forma para manter um controle das contas eficiente é com um orçamento ajustado. Visto que este permite à empresa definir seus objetivos e metas, além de estabelecer as ações estratégicas para alcançá-los. 

Como desenvolver um orçamento ajustado de forma eficiente?

Primeiramente, é preciso esclarecer o que é um orçamento ajustado. Nesse sentido, trata-se de um orçamento que considera os gastos previstos e os realizados. Sendo que tem a grande vantagem de tornar facilmente perceptível qualquer diferença.

Além disso, é interessante porque favorece a tomada de decisão de forma ágil e não engessa as ações empresariais, e fica alerta para as mudanças dos cenários econômico e de mercado. 

Para fazer um orçamento ajustado de forma eficiente é necessário seguir alguns passos, são eles:

1 – Elaborar o orçamento para o ano, conforme a expectativa dos gastos a serem realizados;

2 – Acompanhar a situação econômica e as oscilações do mercado no decorrer do ano;

3 – Revisar o orçamento inicial para adaptá-lo conforme as necessidades advindas das mudanças ocorridas, sejam da situação econômica ou fatores de mercado.

Desse modo, o orçamento é ajustado à medida que ocorrem mudanças dos fatores econômicos ou de mercado. Com isso, o orçamento passa a refletir a realidade dos negócios e torna-se uma ferramenta de gestão mais estratégica para a empresa. 

Confira os erros mais comuns no controle financeiro empresarial

Como as empresas desejam manter a assertividade em seu controle financeiro é importante conhecer os erros mais comuns como uma forma de se prevenir. Principalmente, porque muitas vezes esses erros podem passar despercebidos. Veja a seguir:

1. Não ter uma reserva de recursos em caixa para eventuais emergências, que podem ocorrer de um momento para outro, como, por exemplo, a manutenção de um equipamento;

2. Negligenciar o controle das finanças da empresa, esquecendo de registrar todas as movimentações financeiras realizadas;

3. Gerenciar a empresa no improviso, não realizando uma previsão de gastos futuros e nem a identificação dos recursos para cobrir esses gastos;

4.  Manter um plano financeiro estático, que não acompanha as oscilações do mercado e nem da situação econômica do país;

5. Realiza a tomada de decisões sem informações confiáveis e baseadas na real situação financeira do negócio;

6. Não dá maior atenção aos indicadores de desempenho e aos relatórios gerenciais, que oferecem informações valiosas sobre a performance do negócio.

7. Misturar despesas pessoais com as despesas da empresa.

Dicas para manter um controle de contas eficiente 

Para colocar em prática um controle de contas eficiente existem algumas dicas, fundamentais e que asseguram os melhores resultados. Veja a seguir:

1. Registre todas as operações para garantir um controle de contas eficiente 

Para realizar um controle de contas eficiente é fundamental que todas as operações sejam devidamente registradas. Não importando se o valor da operação é muito pequeno, que chega a ser insignificante. Tudo deve ser registrado.

Com esse registro, a empresa identifica todas as entradas e saídas de recursos financeiros, bem como a destinação específica de cada movimentação. Com esse registro da movimentação de recursos, é fácil para a empresa obter as seguintes informações:

  • Movimentação do fluxo de caixa;
  • Custos de cada setor; 
  • Ciclo operacional e financeiro;
  • Controle de estoques e giro de produtos. 

2. Elabore um cronograma para pagar as contas sem atraso 

Um controle de contas eficiente implica em planejar os desembolsos a serem realizados em curto, médio e longo prazo. Ou seja, tendo em vista a entrada de recursos financeiros, a empresa pode planejar um cronograma para pagamento das contas sem atraso.

O que é de extrema importância para evitar a cobrança de juros e multas, bem como  aproveitar possíveis condições de descontos para pagamentos antecipados.

3. Desenvolva uma política para cobrança dos clientes inadimplentes

Certamente, a existência de clientes inadimplentes afeta a saúde financeira da empresa. Além disso, a redução da entrada de recursos impacta no planejamento financeiro para pagamento das contas. Ou seja, desequilibra a situação financeira do negócio.

Nesse sentido, é preciso que a empresa desenvolva um processo de cobrança sistemática dos clientes inadimplentes. Contudo, é preciso ter cuidado ao desenvolver esta política de manter o respeito aos clientes e evitar constrangimentos.

Isso porque todas as empresas enfrentam dificuldades financeiras, sendo uma situação passageira, que tende a ser resolvida ao longo de alguns meses. Desse modo, uma boa política pode oferecer descontos e outras vantagens para quitação das dívidas em atraso.

4. Mantenha um controle detalhado das despesas 

Para um controle de contas eficiente, torna-se essencial um mapeamento das despesas efetuadas, visando acompanhar a evolução desses gastos. Além disso, é preciso verificar a sua adequação para a realização das atividades operacionais.

O que é fundamental para evitar despesas desnecessárias ou que estejam com valores superiores ao necessário, como, por exemplo, no caso dos estoques. 

5. Use indicadores de desempenho para controle de contas eficiente

Os indicadores de desempenho (KPIs) são de fundamental importância para indicar a evolução das atividades desenvolvidas. A partir deles, a empresa consegue monitorar a eficiência das operações, além de identificar os pontos que precisam de melhorias.

Para monitorar o desempenho da empresa através de KPIs são utilizados os relatórios e demonstrativos contábeis, tais como: 

  • Demonstração do Resultado do Exercício (DRE);
  • Balanço Patrimonial.

6. Renegocie as dívidas 

Nessa situação, é interessante desenvolver esforços para realizar uma negociação com os credores. Desse modo, pode ser o alongamento dos prazos ou descontos para o pagamento à vista. Sem dúvida, é uma opção que não pode ser descartada.

Tendo negociado as dívidas, é essencial desenvolver um plano de ação para evitar atrasos no pagamento das obrigações, mantendo a empresa livre do pagamento de multas e juros.

7. Use um software de gestão financeira 

Saiba que a melhor maneira de manter um controle de contas eficiente e otimizar todos os processos são através de um software de gestão financeira. Estes softwares auxiliam no monitoramento e acompanhamento de toda a movimentação financeira da empresa.

Além de facilitarem o controle dos dados, as etapas de produção e a venda de produtos e serviços. Sem dúvida, a automação dos processos e rotinas financeiras geram produtividade e maior rentabilidade para o negócio. 

8. Atenção para precificar os produtos e serviços 

Esse é um ponto que merece toda a atenção da gestão empresarial. Pois, da precificação de produtos e serviços depende a margem esperada como lucratividade da empresa. Desse modo, é preciso ter em vista os custos e despesas da empresa.

Além de ser interessante observar os preços praticados pela concorrência, pois é preciso manter o preço da empresa competitivo no mercado. Para isso, é necessário considerar também as melhores condições de pagamento a serem oferecidas aos clientes.  

Portanto, um controle de contas eficiente pode ser implementado a partir das ferramentas da gestão financeira, com o orçamento ajustado e das dicas dadas pela Fica Tranquilo. 

Certamente, geram a melhoria dos resultados operacionais e o desenvolvimento de uma gestão financeira mais eficiente. Principalmente, tendo em vista que está refletindo a realidade dos negócios. 

Se quiser informações mais detalhadas sobre o assunto, entre em contato com a Fica Tranquilo para maiores esclarecimentos. 

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