Requisitos para emissão da nota fiscal do PJ

Publicado em23/12/2022

Tempo leitura11min 6s

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Sem dúvida, a emissão da nota fiscal do PJ além de ser uma obrigação, é indispensável para  documentar as operações realizadas pelo profissional PJ. Além disso, as informações contidas em uma nota fiscal servem como uma garantia legal para os clientes.

É a partir desta nota que o governo fiscaliza as transações e arrecada os impostos ligados às operações de compra e venda realizadas no país. Desse modo, ficar impedido de emitir nota fiscal gera inúmeros problemas para o profissional PJ, além de penalidades e multas.

Para esclarecer quais são as situações em que isso pode acontecer, a Fica Tranquilo elaborou esse artigo esclarecendo esses aspectos, além de mostrar o que fazer caso isso aconteça.

Situações que impedem a emissão de notas do PJ

Certamente, existem algumas situações que podem impedir a emissão da nota fiscal do PJ, desencadeando uma série de complicações com o fisco. Isso porque a nota fiscal é uma obrigação para a prestação de serviços, conforme disposto na Lei n. 8.846/1994

“Art. 1º A emissão de nota fiscal, recibo ou documento equivalente, relativo à venda de mercadorias, prestação de serviços ou operações de alienação de bens móveis, deverá ser efetuada, para efeito da legislação do imposto sobre a renda e proventos de qualquer natureza, no momento da efetivação da operação”.

Nesse sentido, as principais situações que podem impedir o profissional PJ de emitir nota fiscal são as seguintes:

  • Estar com CNPJ em situação irregular;
  • Não ter Inscrição Municipal e/ou Inscrição Estadual;
  • Não ter autorização para emitir documento eletrônico de serviços; 
  • Não ter certificado digital para emissão da nota padrão nacional;
  • Estar impedido pelo governo de emitir nota fiscal.

Veja a seguir uma explicação de cada uma destas situações e como proceder para solucionar o impedimento e emitir nota fiscal normalmente.

CNPJ irregular dificulta a emissão de notas do PJ?

A situação cadastral de um CNPJ como irregular indica que de alguma forma o profissional PJ deixou de atender às exigências da Receita Federal. Por isso, a emissão da nota fiscal do PJ fica impedida até que as pendências sejam resolvidas. 

Além disso, as irregularidades são identificadas pelas seguintes alternativas de classificação do CNPJ irregular:

1.º – Suspensa: indica o não cumprimento das obrigações anuais e problemas nos dados enviados para a Receita Federal, podendo ser investigada por fraude;

2.° – Inapta: situação de suspensão do CNPJ por dois anos ou mais, visto que não foram realizadas as correções das irregularidades identificadas pela Receita Federal; 

3.° – Baixada: é a condição do profissional que ficou cinco anos sem enviar informações para a Receita Federal, tanto por iniciativa da Receita ou do profissional;

4.º – Nula: o CNPJ é considerado inválido, por ter problemas cadastrais em outras instâncias, por exemplo, a inscrição Estadual duplicada.

Para regularizar o CNPJ é necessário fazer uma consulta da situação fiscal no site da Receita Federal para saber as pendências legais. Com isso, o profissional PJ é informado do que precisa enviar para regularizar a sua situação junto a Receita Federal.

Não ter inscrição municipal inibe a emissão de notas do PJ?

Saiba que a inscrição municipal é essencial para a emissão da nota fiscal do PJ. Isso porque   permite identificar o profissional no Cadastro Tributário Municipal, que está associado ao recolhimento do Imposto Sobre Serviços (ISS). 

Este é um imposto de competência municipal e deve ser recolhido pelos prestadores de serviços do município em que estão localizados. Após ter sido efetuada a inscrição, a prefeitura disponibiliza os dados para que o profissional PJ possa emitir notas fiscais.

Além disso, a inscrição municipal deve ser feita depois do registro da empresa na Junta Comercial do estado, sendo necessário apresentar os seguintes documentos:

  • Contrato Social;
  • Cartão CNPJ;
  • Comprovante de endereço da empresa do profissional PJ;    
  • Declaração de enquadramento de regime tributário;
  • Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros (AVBC); 
  • Licença Sanitária
  • Licença Ambiental 
  • Documentos pessoais do profissional PJ.

Não ter autorização para emitir o documento eletrônico impede de emitir nota de serviços? 

Certamente, para a emissão da nota fiscal do PJ é necessário ter a autorização para emitir o documento eletrônico. De fato, trata-se do credenciamento junto ao órgão governamental responsável pelas operações com a nota de serviço eletrônica.

Compete à Secretaria Municipal de Finanças, de Fazenda ou órgãos equivalentes fornecer o credenciamento para emissão de Nota Fiscal de Serviços (NFS-e). Sendo que é preciso verificar o que é solicitado em cada uma, pois os critérios podem mudar em cada localidade. 

Além disso, para emitir a NFS-e as empresas podem adotar um software gratuito, disponibilizado pelo governo e outras entidades, ou adquirir um programa emissor particular. Sem dúvida, depende daquilo que for mais conveniente para a empresa.

Posso fazer a emissão de nota do PJ sem ter o certificado digital?

Saiba que é necessário o certificado digital para a emissão da nota fiscal do PJ, pois se trata de um arquivo digital que contém a assinatura virtual da empresa. De fato, é uma forma de garantir a segurança das operações realizadas por meio da internet.

Isso porque permite confirmar a validade da nota fiscal de serviços emitida por meio das técnicas de criptografia de chaves públicas, HASH. Já que a combinação das chaves assegura a autenticidade, sigilo, integridade e irretratabilidade das operações. 

O Certificado Digital foi regulamentado com a Medida Provisória n. 2.200/2001, que instituiu a infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), como um instrumento eficiente para garantir a autenticidade e validade jurídica de documentos eletrônicos.  

Para adquirir um certificado é necessário entrar em contato com uma Autoridade Certificadora, devidamente licenciada pela infraestrutura de ICP-Brasil. Normalmente, os modelos adequados para profissional PJ são os tipos A1 ou A3. 

Tendo adquirido o certificado, o passo seguinte é levar os documentos a uma Autoridade de Registro para validar as informações e configurar o seu token ou smartcard de acesso. Com isso, a emissão da nota fiscal do PJ poderá ser feita de forma eletrônica com segurança.

Não ter certificado digital impede a emissão da nota padrão nacional?

Saiba que a Nota Fiscal de Serviços Padrão Nacional é uma iniciativa do governo federal para criar um padrão para emissão desse documento em todo o território nacional. Sem dúvida, será uma forma de aumentar a competitividade dos prestadores de serviços. 

A nota de serviços padrão será armazenada em um ambiente nacional pela Receita Federal, sendo que os municípios devem preencher o Termo de Adesão ao convênio da NFS-e e enviarem os dados para o Ambiente Nacional. 

Para a emissão da nota fiscal do PJ, bastará acessar o site do governo para executar os procedimentos e emitir a NFS-e. Por isso, o Certificado Digital torna-se necessário para validar as operações e autenticar a validade jurídica dos documentos eletrônicos.

O profissional PJ pode ser bloqueado pelo governo para emitir nota fiscal?

Certamente, essa é uma dúvida de muitos profissionais, principalmente tendo em vista algumas situações que já foram noticiadas de ações desse tipo. No entanto, conforme a Constituição Federal, em seu artigo 170: 

“Art. 170 – A ordem econômica, fundada na valorização do trabalho humano e na livre iniciativa, tem por fim assegurar a todos a existência digna, conforme os ditames da justiça social, observados os seguintes preceitos:

[…]

Parágrafo único – É assegurado a todos o livre exercício de qualquer atividade econômica, independentemente de autorização de órgãos públicos, salvo nos casos previstos em lei”.

Assim, qualquer ação para impedir a emissão de nota fiscal eletrônica pelo profissional PJ por parte de um órgão público é inconstitucional. 

Conforme a advogada tributária, Esthefáne Farias, principalmente se ocorrer por meio da “alteração para  um regime  especial de recolhimento mais gravoso”. 

Conheça as soluções da Fica Tranquilo para profissional PJ

A partir de todas essas informações, ficou fácil de entender como o profissional deve proceder para a emissão da nota fiscal do PJ para atuar profissionalmente como pessoa jurídica, gozando de flexibilidade e autonomia para definir os seus serviços. 

Nesse caso e muitos outros, saiba que pode contar com as soluções oferecidas pela Fica Tranquilo. Isso porque é a primeira contabilidade online 100% para autônomos, freelancers, profissionais liberais e pessoas jurídicas, com expertise em prestadores de serviços. 

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