Certamente, as funções do Certificado Digital são essenciais para o prestador de serviços, visto que é uma ferramenta essencial para a transformação digital dos negócios. Sem dúvida, é uma inovação que aumenta a eficiência dos contratos de serviços digitais.
Além de aumentar a produtividade e reduzir o tempo para realizar as transações entre empresas e profissionais PJ de prestação de serviços. Isso sem falar na segurança e proteção dos dados que é garantida pela certificação digital.
Pensando nisso, a Fica Tranquilo elaborou esse artigo para esclarecer todas as dúvidas sobre as funções desse certificado. Além de explicar quando o certificado é um elemento obrigatório para o negócio.
O que é e como funcionam as funções do Certificado Digital?
Antes de explicar as funções do Certificado Digital, é importante esclarecer o que é e para que serve. Assim, trata-se de uma solução tecnológica para a assinatura digital com validade jurídica, protegendo as transações eletrônicas e outros serviços via internet.
O Certificado Digital permite que empresas e profissionais PJ assinem documentos, de forma virtual, de qualquer lugar do mundo, com a mesma validade de uma assinatura convencional. Pois, verifica as normas de autenticidade e confidencialidade dos dados.
Além de assinar documentos eletrônicos, também é possível autenticar transações e emitir notas fiscais eletrônicas. Desse modo, o certificado utiliza de uma chave pública, que contém um número específico e as seguintes informações:
- CNPJ, nome, e-mail e endereço;
- Validação de atividades competentes;
- Validade da certificação.
Para garantir a segurança do Certificado Digital todas as informações são criptografadas, que faz uma codificação dos dados, protegendo contra ações maliciosas na internet ou acesso indevido.
Quais são as funções do Certificado Digital para prestador de serviços?
Saiba que as funções do Certificado Digital são muitas e geram inúmeros benefícios e vantagens para os prestadores de serviços. Em seguida, veja quais são as principais funções e as aplicações do Certificado Digital para prestador de serviços.
1. Emissão de Notas Fiscais Eletrônicas de Serviços (NFS-e)
Certamente, uma das mais importantes funções do Certificado Digital é a emissão de Notas Fiscais Eletrônicas de Serviços (NFS-e). Isso porque as notas de serviços geradas são autenticadas e validadas pelos órgãos responsáveis de cada esfera de poder.
O certificado digital que tem a função de emitir nota fiscal é o certificado tipo A1 ou A3, ou seja, e-CNPJ. Desse modo, é interessante entender as diferenças entre eles:
| Certificado Digital A1 | Certificado Digital A3 |
| Arquivo digital, extensão .PFX ou .P12 | Emitido e armazenado em um objeto físico |
| Instalado e armazenado em computadores ou dispositivos móveis | Diversos formatos de mídias, como tokens USB ou cartões com chip |
| Validade de 1 ano a partir da data de emissão | Validade de 1 a 3 anos a partir da data de emissão |
| Não corre o risco de ser danificado ou perdido | Pode ser danificado ou perdido |
| Permite fazer backup | Seguro, não pode ser transferido para outra mídia além da original |
| Pode ser utilizado em múltiplos computadores e dispositivos móveis | Só pode ser utilizado em um computador ou dispositivo móvel por vez |
| Permite instalar em computador de terceiros, com software de emissão de documentos fiscais na nuvem | Necessita de periférico de leitura no caso de smartcards |
2. Acessar sites do governo
Certamente, com as funções do Certificado Digital fica muito mais fácil consultar informações e enviar dados para os órgãos públicos e privados. De fato, é possível verificar informações sobre questões fiscais, trabalhistas e tributárias com esse certificado.
Usando o certificado é fácil acessar os seguintes sites e portais:
e-CAC
O e-CAC é o Centro Virtual de Atendimento da Receita Federal, que permite verificar os seguintes dados:
- Situação fiscal;
- Checagem de pendências no Imposto de Renda;
- Preenchimento de declaração;
- Outras questões fiscais.
e-Social
O e-Social é um sistema virtual do governo para consultar informações sobre programas e benefícios trabalhistas, tais como:
- Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS);
- Cadastro de desempregados;
- Previdência Social, dentre outros.
SPED
O SPED é o Sistema Público de Escrituração Digital, que é uma plataforma utilizada pelas empresas para gerenciar informações fiscais com o Governo Federal.
Conectividade Social
O Conectividade Social é um portal para permitir a comunicação entre órgãos públicos e privados, tais como: empresas, prefeituras, Receita Federal, sindicatos, dentre outros.
3. Assinar documentos eletrônicos
Essa é uma das mais importantes funções do Certificado Digital, visto que estes foram criados com o objetivo de servirem como uma identidade virtual. Ou seja, um documento de identidade online, dispensando a apresentação de documentos físicos.
Isso porque a assinatura digital, depois de validada, tem a mesma eficiência do que a assinatura convencional. Desse modo, a assinatura de documentos pode ser feita de duas formas, que são:
- Arquivo docx, visualizado em programas como o Word;
- Arquivo PDF, lido em programas Adobe Reader.
Com isso, os contratos assinados virtualmente facilitam as negociações entre empresas e podem ser realizados de qualquer lugar do mundo. Além disso, um documento assinado virtualmente não pode sofrer alterações posteriores, o que gera segurança nas transações.
4. Transferências bancárias
Uma das funções do Certificado Digital é tornar as transferências bancárias mais protegidas e eliminando o risco de vazamento de dados. De fato, o Secure Sockets Layer (SSL), é um certificado específico para proteger sites e aplicativos.
Normalmente, é usado pelos bancos para validar as informações digitais com a criptografia dos dados dos clientes, gerando maior segurança para as operações realizadas.
Para quem as funções do Certificado Digital são obrigatórias?
Certamente, as funções do Certificado Digital estão se tornando cada vez mais necessárias para o dia a dia dos prestadores de serviços e empresas de todos os setores. No entanto, para algumas empresas já é uma obrigação determinada por lei. Veja a seguir:
1. Empresas enquadradas no regime tributário do Lucro Presumido;
2. Empresas enquadradas no Simples Nacional de algumas cidades, como Belo Horizonte e Porto Alegre;
3. Empresas prestadoras de serviços para emitir Nota Fiscal Eletrônica;
4. Empresas que possuem mais de 5 funcionários para ser usado nos demonstrativos de recolhimento do FGTS, bem como outros encargos trabalhistas e previdenciários.
Como ter acesso às funções do Certificado Digital?
O prestador de serviços para ter acesso às funções do Certificado Digital deve adquirir o mesmo junto às empresas certificadoras. De fato, são credenciadas pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ICP-Brasil), que é a instituição que emite o certificado.
Tendo escolhido a certificadora, é necessário separar e levar todos os documentos que são exigidos, sendo nesta etapa que será colhida a biometria para fazer a validação do certificado. Normalmente, os documentos são os seguintes:
- Contrato social, Estatuto ou ato constitutivo da empresa;
- Cartão do CNPJ (impresso no site da Receita Federal);
- Cadastro do SINTEGRA Estadual para empresas de comércio.
Em alguns casos, pode ser solicitado ainda a documentação do responsável legal pela empresa, que são:
- RG, CNH, CPF ou outro documento que comprove identidade;
- Comprovante de residência.
Depois, é necessário fazer o pagamento, conforme o tipo de certificado escolhido, sendo que essa informação é obtida na empresa certificadora que o prestador de serviços escolheu para adquirir o certificado.
Como funcionam as funções do Certificado Digital Online?
Devido às restrições decorrentes da pandemia, foi autorizada a emissão do Certificado Digital ICP-Brasil por meio de videoconferência. Esta emissão online foi autorizada pela Resolução n. 170, de 24 de abril de 2020.
De acordo com a resolução, adquirir a certificação por meio de videoconferência foi permitida apenas para emissão do primeiro certificado. Além de ter a validade de 12 meses podendo ser um dos seguintes formatos:
- A1, para o computador;
- A3, para cartão, token ou na nuvem.
A videoconferência tem a finalidade de substituir a confirmação da identidade do solicitante de forma presencial, que segue o seguinte passo a passo:
- Escolha o tipo de Certificado e efetue a compra pagando o valor indicado;
- Aguarde receber a confirmação do pagamento;
- Agende o atendimento escolhendo o dia e horário mais adequado;
- Envie todos os documentos exigidos previamente;
- Acesse o link no dia e horário escolhido para o atendimento.
Com isso, acessar as funções do Certificado Digital ficou muito mais fácil e com um processo mais rápido.
Quais são os benefícios de ter acesso às funções do Certificado Digital?
Certamente, os benefícios que o prestador de serviços passa a ter com a utilização do Certificado Digital são inúmeras. De fato, permitem otimizar diversas transações e dar mais segurança para os dados da empresa. Veja a seguir os principais benefícios:
1. Oferece segurança ao eliminar a possibilidade de fraudes na transações bancárias, dentre outras;
2. Gera economia ao dispensar o reconhecimento de firma e a impressão de documentos;
3. Ganha agilidade para assinar documentos eletrônicos com praticidade e sem burocracia;
4. Diminui a incidência de erros, visto que as plataformas permitem automatizar diversas tarefas;
5. Facilitar a contratação de serviços de contabilidade online, gerando maior segurança para o fluxo de informações entre o prestador de serviços e a empresa contratada.
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A partir de todas essas informações, ficou fácil de entender como as funções do Certificado Digital otimizam as atividades do prestador de serviços PJ, além de impedir o vazamento de dados nas transações online.
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