Saber como fazer um controle de gastos eficiente é o que vai diferenciar um empresário ou uma pessoa bem-sucedida financeiramente de outra que não é.
Por outro lado, saber como controlar as suas despesas é algo que envolve uma série de fatores diferentes, desde o planejamento até a economia.
Pensando nisso, hoje a Fica Tranquilo Contabilidade decidiu escrever esta postagem explicando tudo que você precisa saber sobre controle de gastos.
Como se faz controle de gastos?
Para que o controle de gastos seja feito de forma eficiente, este deve se tornar parte fundamental da rotina de uma pessoa ou de uma empresa. Tem que ser organizado e planejado.
Fazer uso de ferramentas financeiras e contábeis, por sua vez, é algo que pode fazer toda a diferença. Também é muito importante a colaboração de quem também for co-responsável.
O foco, contudo, é o principal sentimento que deve guiar aquele que quer controlar os próprios gastos ou os de sua empresa. Não se deve abrir exceções.
Enfim, note que fazer um controle eficiente do dinheiro que entra e saí, não significa apenas gastar menos. Saber onde aplicar os recursos financeiros é igualmente importante.
Dicas para se organizar e fazer controle de gastos
Veja a seguir algumas dicas que preparamos para ajudá-lo a fazer um controle de gastos eficiente, seja para a sua vida pessoal ou para a sua empresa.
1. Classifique os seus gastos
A primeira coisa que deve ser feita no sentido de ter um bom controle de gastos, é a organização de todas as despesas mensais do indivíduo ou da empresa.
Entender se um determinado gasto é fixo ou variável e qual é a sua periodicidade são coisas fundamentais. Separe cada gasto em uma determinada categoria e os analise.
Cada empresa ou cada indivíduo possui uma situação diferente que precisa ser apurada. Não há uma fórmula exata. Mas é importante entender a origem de cada conta.
Nesse sentido, também é muito importante ter um controle bastante rígido e responsável sobre o fluxo de caixa. Nada que entra ou sai da empresa pode deixar de ser contabilizado.
Uma vez que os gastos tenham sido classificados e um controle eficiente sobre eles tenha sido estabelecido, é o momento de verificar o que pode ser cortado ou mantido.
2. Elimine ou diminua os gastos supérfluos
O principal objetivo de um controle de gastos eficiente é diminuir ou simplesmente eliminar todos os gastos supérfluos, ainda mais se a situação financeira não for favorável.
Identificar gastos supérfluos, no entanto, não é algo tão simples. Isso porque, muitas vezes, o que se vê como desnecessário, possui uma grande importância para manter o moral.
Se uma empresa, por exemplo, decidir economizar dinheiro retirando a máquina de café do seu escritório, o resultado disso será um monte de empregados menos motivados. Por outro lado, buscar alternativas mais baratas para os insumos ou matérias-primas consumidas mensalmente, é uma excelente forma de diminuir ou eliminar gastos.
Já quando nos deparamos com assinaturas que não são utilizadas pela empresa, essas devem ser cortadas, seja de algum informativo periódico ou algum sistema que a empresa já utilizou no passado, mas hoje não faz mais o uso. Esses detalhes também podem trazer um diferencial no controle de gastos.
3. Sempre compare preços
Ao fazer uma compra, seja essa planejada ou esporádica, procure comparar os preços. Um controle de gastos que funciona precisa ser baseado em pesquisa, oferta e demanda.
Muitas vezes o fornecedor ou a loja mais próxima pode ser justamente aquela que cobra os maiores valores. Em alguns casos é interessante ir mais longe em busca de economia.
No caso de compras feitas pela internet, sempre analise os fretes. Dependendo de onde o produto esteja sendo despachado, pode ser que ele valha ou não a pena.
Vale destacar que hoje em dia existem muitos sites criados especificamente para comparar preços de qualquer tipo de produto ou serviço, pois funcionam como agregadores.
4. Pague suas dívidas de forma estratégica
Contrair dívidas é algo normal. Todas as pessoas em algum momento acabam acumulando contas a pagar. No caso das empresas, isso pode ser inclusive inevitável.
Entretanto, em uma situação na qual o indivíduo ou a empresa se veem enrolados com dívidas, o ideal é priorizar quais são as contas mais importantes a serem pagas.
Pense primeiro no funcionamento da estrutura. Tanto um escritório como uma casa precisam de eletricidade para funcionar. Então essa conta não pode ser driblada.
As contas de água e do gás também não podem deixar de ser pagas. Uma empresa, todavia, precisa avaliar os fornecedores mais importantes para um bom controle de gastos.
Outra forma de lidar com dívidas é fazendo acordos ou refinanciamentos. Porém, neste caso é fundamental ter uma conversa franca com o credor da dívida.
Você pode combinar uma data posterior para o pagamento, lhe permitindo um alívio de alguns meses, ou mesmo fazer o parcelamento da dívida em várias prestações.
5. Aprenda a usar o seu cartão de crédito
Muitas pessoas acreditam que não é possível ter um bom controle de gastos fazendo uso de um cartão de crédito. Mas isso está completamente errado.
Não é o cartão de crédito quem nos endivida, e sim a nossa falta de gestão financeira. Principalmente quando esquecemos de pagar a fatura deste em dia.
O Brasil tem as taxas de juros de cartão de crédito mais altas do mundo. Por isso que, quando uma pessoa se enrola com cartão, a dívida tende a virar uma bola de neve.
Por isso é muito importante ser organizado quanto aos seus gastos e quanto às datas de pagamento. Alguns conselhos para usar o cartão de crédito são universais:
- Nunca gaste mais do que você ganha por mês;
- Não atrase o pagamento de faturas;
- Verifique o acréscimo de juros em compras parceladas;
- Acompanhe diariamente a evolução da fatura.
Sempre lembrando que é por meio do cartão de crédito que é possível adquirir muitos produtos ou serviços que de outra forma não seria possível.
6. Crie metas e objetivos
Algo muito importante a respeito do controle de gastos é a criação de metas e objetivos. Afinal de contas, por qual motivo você quer economizar recursos financeiros?
Aplicar medidas que ajudem a controlar os gastos é algo que deve ser feito alinhado à metas e objetivos. Por exemplo, qual é a porcentagem de economia que se quer buscar?
Vale destacar que as metas são definidas para serem alcançadas com mais rapidez do que os objetivos. Os objetivos, por outro lado, são a médio e longo prazo.
Muitas pessoas ou empresas decidem controlar os seus gastos porque objetivam comprar algo que desejam no futuro, ou até mesmo fazer um investimento.
Quando se tem clareza do porquê você está controlando as suas despesas, fazer um controle de gastos mais eficiente se torna muito mais fácil.
7. Crie uma reserva para emergências
Uma boa estratégia de controle de gastos também envolve economizar para criar uma reserva para emergências. Essa reserva deve ser utilizada apenas em última instância.
A questão é que toda vida financeira saudável possui uma reserva de recursos. A intenção disso, é que essa reserva nunca precise ser usada, e de fato não seja.
Um dos grandes erros cometidos por muitas empresas e pessoas é fazer uso do dinheiro guardado para emergências com situações ou coisas que não são de fato importantes.
Por isso que, para manter o dinheiro guardado, é necessário ter um grande preparo psicológico e compromisso, para não se deixar induzir a usar os recursos em hora indevida.
8. Comece a fazer investimentos
Quando falamos em controle de gastos, também falamos em investimento. Economizar recursos financeiros para investi-los logo em seguida é essencial.
Esse investimento, no caso de uma empresa, pode ser pensando na melhoria dos seus serviços ou produtos, adquirindo e desenvolvendo novas tecnologias e etc.
Já no caso de um indivíduo, pode ser a correta aplicação em produtos financeiros que lhe trarão retornos financeiros a curto, médio e também longo prazo.
Por outro lado, é muito importante analisar bem de que forma o dinheiro está sendo investido. Nem todos os investimentos valem a pena ou poderão trazer retornos.
O ideal é ter uma estratégia de investimento bem definida e que ajude a empresa ou indivíduo a todos os mesmos a aportar uma parte dos seus recursos de forma consciente.
Outra razão para investir o seu dinheiro, é porque dessa forma se evita utilizá-lo para outros fins que poderiam acabar trazendo prejuízos, ou mesmo não trazendo retorno algum.
9. Faça autoanálise das suas finanças
Por fim, o mais importante de tudo relacionado ao controle de gastos: autoanálise. Quanto mais se aprende sobre finanças e economia, mais fácil fica medir os resultados.
Veja se tudo que você fez até então contribuiu para que chegasse mais perto dos seus objetivos e metas.
Quanto às empresas, uma excelente forma de avaliar os resultados das suas ações é observando indicadores financeiros e de desempenho ao longo do tempo.
Vale destacar que existem muitos indicadores diferentes que podem ser utilizados, por isso é crucial escolher aqueles que melhor dialogam com a situação da empresa.
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